Verwerking persoonsgegevens

1. Inleiding
   De verwerkingsverantwoordelijke, Fluentis NV, met maatschappelijke zetel te Mijnlamphof 5, 3550 Heusden-Zolder met ondernemingsnummer 0433.989.975, hecht veel belang aan correcte verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.
   Deze nota is van toepassing op alle diensten die Fluentis verstrekt en alle activiteiten die Fluentis uitvoert. Wij vragen u deze nota met de nodige zorg te lezen.
   Door uw persoonsgegevens met ons te delen, verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Privacy Notice inzake gegevensbescherming en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de verwerking van deze gegevens.
   Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteert Fluentis de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) vanaf haar inwerkingtreding op 25/05/2018.

2. Persoonsgegevens
   Naargelang uw activiteiten en uw relatie met Fluentis deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, emailadres, telefoon- en gsm-nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, Aangifte van Werken 30bis), kan het dat we bijkomende gegevens vragen om uw aanwezigheden te registreren (bijvoorbeeld uw eID-gegevens of Limosanummer).
   U bent verantwoordelijk voor de volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevens die u ons verstrekt. Als uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit zo snel mogelijk te melden.

3. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
   3.1. Klantgegevens
   In het kader van zijn dienstverlening en activiteiten verzamelt en verwerkt Fluentis de identiteits- en contactgegevens van zijn klanten (zowel huidige als potentiële) en opdrachtgevers en van hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Deze verwerkingen dragen bij aan de onderhandeling en uitvoering van de overeenkomsten met de betrokken medecontractanten, het beheer van klanten en dienstverleners, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn het onderhandeling en uitvoering van de relevante contracten, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de Aangifte van Werken 30bis) en/of het gerechtvaardigd belang van Fluentis.
   3.2. Gegevens van leveranciers en onderaannemers
   Fluentis verzamelt de identiteits- en contactgegevens van zijn leveranciers en onderaannemers en van hun eventuele (sub)onderaannemer(s), personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Deze verwerkingen dragen bij aan de onderhandeling en uitvoering van de overeenkomsten met de betrokken medecontractanten, het beheer van de leveranciers, onderaannemers en dienstverleners, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden en doeleinden zijn de onderhandeling en uitvoering van het contract, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de Aangifte van Werken 30bis, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of het gerechtvaardigd belang van Fluentis. Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden, indien nodig, de eID-gegevens of het Limosanummer verwerkt.
   3.3. Gegevens van personeel
   Fluentis verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van zijn werknemers voor het personeelsbeheer en de loonadministratie. Vanwege haar specifieke aard wordt de verwerking van deze gegevens meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.
   3.4. Andere gegevens
   Naast de gegevens van klanten, leveranciers, onderaannemers, dienstverleners en personeel verwerkt Fluentis ook persoonsgegevens van anderen, zoals nieuwe of potentiële klanten, nuttige contacten binnen relevante sectoren, netwerkcontacten, deskundigen, direct marketingcontacten, enz. Deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgronden zijn het gerechtvaardigd belang van Fluentis en/of in bepaalde gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

4. Duur van de verwerking
   De persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie tussen de betrokken partijen. Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit de systemen van Fluentis worden verwijderd, tenzij het gegevens betreft die Fluentis op basis van specifieke wetgeving langer moet bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nodig en/of nuttig zijn.

5. Rechten
   In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:
   Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die FLUENTIS over u bijhoudt en na te gaan waarvoor ze worden aangewend.
   Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen en om uw onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
   Recht op gegevenswissing of -beperking: u heeft het recht om Fluentis te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Fluentis kan de gegevenswissing of -beperking weigeren van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de loonadministratie, de uitvoering van een overeenkomst of zijn gerechtvaardigd belang en dat zolang de gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
   Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u Fluentis heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
   Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omwille van ernstige en legitieme redenen. U kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die Fluentis nodig heeft voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
   Recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien Fluentis hiervoor over een andere rechtsgrond beschikt.
   Automatische beslissingen en profilering: Fluentis bevestigt dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledig geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.
   U kan de bovenstaande rechten uitoefenen door u te wenden tot info@fluentis.be

6. Overdracht van gegevens aan derden
   Bepaalde persoonsgegevens van werknemers die de werkgever verzamelt, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derden (zoals de IT-leverancier, boekhouder, revisor, ...) evenals door de overheid (bijvoorbeeld de Aangifte van Werken 30bis, de elektronische aanwezigheidsregistratie of bij het meedingen naar overheidsopdrachten).
   Het is mogelijk dat één of meer bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een adequaat beschermingsniveau.
   De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en mogen ze enkel gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze werden verstrekt.
   Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere derde partijen. Dit zou het geval kunnen zijn als Fluentis geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd wordt, zijn activiteiten worden overgedragen of indien het failliet verklaard wordt. Ook is het mogelijk dat uw persoonsgegevens moeten worden doorgegeven vanwege een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. In dat geval zal Fluentis redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over die overdracht aan andere derde partijen. U erkent en begrijpt evenwel dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.
   Fluentis zal uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of ze commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

7. Technische en organisatorische maatregelen
   Fluentis neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens op een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en ze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet-toegestane inzage of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
   In geen geval kan Fluentis aansprakelijk worden geacht voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.

8. Toegang door derden
   Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens verleent Fluentis toegang tot uw gegevens aan zijn werknemers, medewerkers, aangestelden en onderaannemers. Fluentis garandeert een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen op te leggen aan deze werknemers, medewerkers, aangestelden en onderaannemers.

9. Overige
   Indien u na het lezen van deze nota inzake gegevensbescherming verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u zich wenden tot: info@fluentis.be